Tema 7

Selasa, 18 Februari 2020

Pengertian Surat Undangan

Mengenai pengertian dari jenis surat yang satu ini, kita tentu saja tidak perlu berpikir panjang lebar. Dari tujuannya saja, kita sudah bisa menyimpulkan apa yang dimaksud dengan surat undangan. Surat ini bertujuan untuk mengundang orang lain pada suatu acara yang ingin dilaksanakan. Jadi, Surat Undanganmerupakan surat yang diberikan kepada pihak lain, agar pihak tersebut bersedia datang pada waktu, acara, tempat, dan keperluan yang sudah ditentukan.

Jadi, sebelum anda menulis surat ini, terlebih dahulu harus menentukan acara apa yang ingin dilaksanakan. Setelah itu, anda pun bisa mengidentifikasi siapa – siapa saja atau pihak mana saja yang sekirannya diperlukan kontribusinya dalam acara tersebut. Selanjutnya, tentukan juga tanggal dan jam pelaksanaan acara, tempat, dan juga kegiatan atau keperluan dalam acara tersebut.

Setelah itu, barulah anda bisa menulis surat undangan, dan mengirimkannya kepada orang – orang atau pihak – pihak yang sudah ditentukan terlebih dahulu. Mengapa demikian?, karena anda tentu saja tidak mungkin harus mengundang semua karyawan perusahaan ketika ingin melakukan rapat tahunan perusahaan. Jadi, identifikasikan siapa – siapa saja yang akan ikut dalam rapat tersebut, seperti manager, kepala bagian, dan beberapa staff lainnya.

Dalam menulis surat undangan resmi juga harus menggunakan bahasa yang baik dan sesuai dengan ejaan yang disempurnakan. Berbeda hal nya dengan undangan yang bersifat tidak resmi, seperti undangan pernikahan maupun undangan acara ulang tahun. Untuk jenis ini, anda bisa menggunakan bahasa sehari – hari ataupun bahasa santai. Namun informasi yang anda berikan tetap harus jelas agar tidak terjadi miss communication.

Bagian – Bagian Surat Undangan

Nah, ketika anda ingin menulis surat undangan, mungkin saja anda akan membutuhkan beberapa referensi. Terlebih mengenai bagian – bagian yang harus dilengkapi pada surat ini. Tidak seperti surat pribadi yang memang terkesan bebas, surat undangan ini tentu saja memiliki beberapa elemen penting, yang tidak bisa anda lewatkan.

Maka jika anda ingin menulis surat atau contoh surat undangan, anda harus mempertimbangkan beberapa bagian atau elemen di bawah ini.

1. Kop Surat, ini berguna untuk undangan yang bersifat resmi. Untuk kop surat, anda bisa menggunakan kop surat perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, oganisasi, ataupun kelompok mana yang anda wakili dalam menulis surat tersebut.
2. Nama Kota dan Tanggal, jangan lupa juga untuk menuliskan nama kota dan tanggal diterbitkannya surat tersebut.
3. Nomor Surat, merupakan penomoran yang sudah ditetapkan oleh setiap perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, dan organisasi.
4. Perihal, untuk bagian ini anda cukup menuliskan mengenai kegiatan yang akan dilakukan.
5. Tujuan, jangan pernah lupa menuliskan tujuan dari surat yang anda tulis, baik itu undangan yang bersifat resmi, maupun undangan yang bersifat tidak resmi.
6. Salam Pembuka, biasanya cukup menggunakan salam Dengan hormat ataupun Assalamualaikum.
7. Isi Surat, merupakan bagian yang paling penting dalam surat ini. Pada bagian ini, anda bisa memberithaukan mengenai kegiatan yang akan dilakukan, tanggal dan jam pelaksanaan, dan juga pelaksanaan acara tersebut.
8. Salam Penutup, pada bagian ini, anda bisa menyampaikan jika kehadiran orang terkait sangat dibutuhkan pada acara atau kegiatan tersebut. Jadi, sebisa mungkin agar diusahakan hadir tepat pada waktu yang tempat yang sudah ditetapkan.
9. Nama dan Tanda Tangan, berisikan nama dan tanda tangan pejabat yang mengeluarkan surat tersebut.
10. Stempel, bagian ini berlaku untuk undangan yang bersifat resmi saja dan memang mewakili suatu kelompok.